La Ley 52 introduce la obligación de llevar registros contables y otras medidas

REGISTROS CONTABLES

Todas las empresas, especialmente aquellas cuyas operaciones no se realizan desde la República de Panamá, deben mantener los registros contables y toda la documentación de respaldo.

Los registros contables se mantendrán durante un período no menor de 5 años, contados a partir del último año calendario de las operaciones realizadas. Este término es aplicable a las empresas que han dejado de operar.

Los registros contables pueden ser guardados en la oficina del agente residente. En el caso de que los registros contables se mantengan en una dirección diferente, en Panamá o en el extranjero, deberá proporcionarse la siguiente información:

1. La dirección donde se guardan los registros contables debe ser revelada al agente residente de la compañía.
2. El agente debe ser informado de la dirección completa y el nombre y la identificación adecuada de la persona responsable de la contabilidad.
3. Cualquier cambio de dirección o personal debe ser actualizado al agente tan pronto como sea aplicable.

A requerimiento de una Autoridad Panameña, el agente tendrá 15 días para suministrar los registros contables. Dichas fechas se contarán a partir de la recepción de dicha notificación por parte del agente.

En caso de que el agente no pueda suministrar la información solicitada dentro de los 15 días concedidos, es un mandato de la ley que el agente tenga que renunciar automáticamente a la representación de la empresa, siendo el agente sujeto a una multa de $ 500.00 si no cumple .

La compañía también estará sujeta a multas y sanciones en caso de retraso o incumplimiento. Y sólo después de cumplir con la información solicitada estará en condiciones de volver a nombrar a un agente residente.

IMPUESTOS POR FRANCHISE TAX

La Ley 52 introduce una nueva restricción con respecto a la expedición de certificados de Registro Público para empresas que no están en situación regular.

Para aquellas empresas que tengan más de tres años de fallecimiento por el pago del impuesto de franquicia, todos los derechos corporativos serán suspendidos. Esto ocurrirá antes de una notificación del Servicio de Impuestos que instruya al Registro Público de tal situación.

Una vez que la anotación se notifique al Registro Público que la corporación está en mora, tendrá dos años adicionales para ser reactivada. La multa por reactivación de la corporación será de $ 1000.00, más los impuestos adeudados.

Una vez expirado el plazo de dos (2) años, y no se haya solicitado ninguna reactivación, el Registro está autorizado a despedir a la empresa.

CAMBIO DE AGENTE RESIDENTE

Ningún cambio de agente residente puede ser realizado sin una certificación del agente anterior que no se adeuda ningún honorario a su firma. Cualquier escritura que resuelva la sustitución de un agente residente debe incluir tal certificación, o bien será declarada nula y sin valor.

RENUNCIA DE AGENTE RESIDENTE Y DIRECTORES

El agente residente puede renunciar a ningún costo de registro si el agente declara que ha perdido contacto o comunicación con el cliente por más de (3) tres años o que no ha recibido ningún pago por la misma cantidad de tiempo.

Dr. Juan José Espino

jjes@padela.com