Belice ha adoptado una nueva Ley de preparación y retención de registros contables

Bajo la presión de la OCDE y organismos internacionales relacionados, Belice ha adoptado ahora una Ley de registros contables (mantenimiento). Los requisitos de esta ley son similares a los impuestos bajo presiones similares por la legislación reciente en otras jurisdicciones extraterritoriales, como las Islas Vírgenes Británicas y Seychelles. Se espera que otras jurisdicciones extraterritoriales que aún no han promulgado legislación similar lo hagan en el futuro.

Esta nueva legislación asegura que Belice mantenga su excelente reputación como un centro financiero offshore responsable. Esta reputación beneficia a todas las partes interesadas: los usuarios finales de los servicios financieros de Belice, los intermediarios profesionales y los agentes registrados en Belice.

La nueva Ley de que los registros contables sean mantenidos por cualquier entidad de Belice (empresa, fideicomiso, LLC, LLP, etc) y retenidos por un período de no menos de cinco años después del cierre de una cuenta, o el fin de una transacción o el terminación de una relación de negocios, si tal relación es una relación única, regular o habitual. La ley da tres opciones para dónde deben guardarse los registros contables:

• Si la compañía tiene un domicilio social en Belice, entonces los registros pueden ser guardados en esta oficina. (Este sería el caso de una empresa con sede en Belice, que también está obligada a seguir la misma legislación); OR
• Los registros pueden ser guardados en la oficina de su Agente Registrado en Belice; OR
• Los registros podrán ser guardados "en cualquier otro lugar dentro o fuera de Belice que puedan ser determinados por sus directores u otras personas competentes".

Claramente la tercera de estas opciones será la preferida por la mayoría de las entidades de Belice asociadas con clientes que no son de Belice. Si esta tercera opción es hecha, la ley también requiere que el Agente Registrado tenga en sus archivos la ubicación de los registros contables y además que si la ubicación de estos registros cambia, entonces requiere que el Agente Registrado sea notificado de la nueva ubicación de los registros contables dentro de los catorce (14) días de su reubicación.

De acuerdo con este cambio en las leyes de Belice, como un proveedor de servicios responsable, ahora requerimos que usted, como nuestro cliente profesional, confirme que cada uno de sus clientes finales entiende y acepta este requisito para todas y cada una de las entidades de Belice; esto significa que:

• Entienden que deben mantener registros contables y conservar esos registros por un mínimo de cinco (5) años y que lo harán, y
• Que nos informarán de la ubicación en la que se guardan dichos registros (y si los expedientes se trasladan, avísenos dentro de los 14 días de la nueva ubicación).

Cuando los registros se mantienen en formato electrónico, como suele ser el caso, la dirección que se proporciona debe ser la dirección en la que se utilizan y actualizan los registros contables, incluso si los datos físicos residen en otro lugar en un servidor remoto.

Una vez que haya informado a sus clientes de estos cambios y los hayan reconocido y aceptado, necesitaremos que nos informe de la ubicación de los registros contables necesarios para cada entidad. En un esfuerzo por simplificar el proceso de adopción de las resoluciones necesarias para mantener y conservar los registros contables y cumplir con la nueva ley. Las resoluciones se ofrecen tanto para las empresas de un solo director y las sociedades de varios directores. Usted puede personalizar estos como usted desea o los clientes pueden proporcionar sus los propios, pero cualquier resolución se utiliza debe dejar claro que la compañía cumplirá con los requisitos de la ley de los expedientes de la contabilidad (mantenimiento).

No esperamos ninguna petición repentina para producir los expedientes por supuesto, ni esperamos allí ser más que unas pocas peticiones. Sin embargo, cuando la información contable es solicitada por una autoridad competente de Belice, la ley requiere que podamos producir los registros contables descritos en la Ley de manera oportuna. Nosotros, como Agente Registrado, estamos sujetos a una multa de un máximo de $ 10,000, por cada ocurrencia, donde los registros no son producidos. Así que comprenderá que le pedimos respetuosamente su sincera ayuda para cumplir con esta nueva ley.

 We trust this summarizes the new requirements effectively, but should you have any further questions or if any points need further clarification, please do not hesitate to contact us.